Politika zasebnosti
Katere podatke obdelujemo
- Podatki računa — ime, e-poštni naslov, ime podjetja in geslo (shranjeno izključno kot kriptografski izvleček) ob registraciji in uporabi nadzorne plošče.
- Podatki klicev — pri uporabi glasovne agentke se obdelujejo telefonska številka klicatelja, prepis pogovora in, kjer naročnik vklopi snemanje, zvočni posnetek, ter podatki, ki jih klicatelj posreduje agentki (npr. ime, želeni termin), vključno z vpisom rezervacije (ime, storitev, čas; telefon in e-pošta samo, če naročnik tako nastavi) v koledar, ki ga naročnik poveže s storitvijo.
- Podatki za ponudbo po pogovoru — če naročnik vklopi pripravo ponudbe po prevezavi na sodelavca, se iz prepisa pogovora izluščijo podatki ponudbe (ime, podjetje, dogovorjene storitve, količine, cene, roki, naslednji korak) in e-poštni naslov, ki ga je klicatelj v istem pogovoru posredoval. Ponudba se klicatelju pošlje samo, če jo je v pogovoru želel in v istem pogovoru posredoval e-poštni naslov; sicer nastane zgolj osnutek, ki ga naročnik pregleda v nadzorni plošči. Če klicatelj ponudbo izrecno odkloni, se ne pošlje.
- Podatki iz vprašalnika za stranke naročnika — kadar naročnik svoji stranki (podjetju, za katero nastavlja agentko) pošlje povezavo na spletni vprašalnik, se v imenu naročnika kot upravljavca obdelujejo podatki o podjetju stranke: storitve, cene, delovni čas, imena, vloge in telefonske številke zaposlenih ter naložene PDF datoteke (ceniki, pogoji, opisi storitev). Odgovore in naložene dokumente pri sestavi vprašalnika in urejanju odgovorov samodejno razčleni ponudnik velikega jezikovnega modela (podatkovni center v EU); uporabijo se izključno za nastavitev agentke. Stranka naročnika sama poskrbi, da so zaposleni, katerih podatke vpiše, o tem obveščeni. Roki hrambe so v razdelku Hramba in izbris.
- Tehnični podatki — dnevniki dostopa (IP naslov, čas) za varnost in odpravljanje napak.
Vloge in namen
Za podatke poslovnih uporabnikov (računov) je ponudnik upravljavec. Za vsebino klicev, ki jih agentka sprejema v imenu naročnika (podjetja, ki uporablja storitev), nastopa kot obdelovalec — upravljavec teh podatkov je naročnik, ki klicatelje o uporabi AI agentke ustrezno obvešča. Podatki se obdelujejo izključno za delovanje storitve (sprejem klica, rezervacija, obveščanje naročnika, priprava in pošiljanje ponudbe, za katero klicatelj v pogovoru zaprosi) in se ne uporabljajo za oglaševanje niti ne prodajajo tretjim osebam.
Podatke računa pridobimo od naročnika oziroma njegovih pooblaščenih uporabnikov, podatke klica od klicatelja in sodelavca, podatke rezervacije ali ponudbe pa tudi iz obdelave njihovega pogovora. Podatki, potrebni za sklenitev in izvajanje računa, se obdelujejo po členu 6(1)(b) GDPR, računovodska dokumentacija po členu 6(1)(c), nujni varnostni dnevniki pa na podlagi zakonitega interesa za varno delovanje po členu 6(1)(f). Za obdelavo, ki temelji na privolitvi, je podlaga člen 6(1)(a); privolitev je mogoče preklicati. Brez podatkov, nujnih za pogodbo, računa ni mogoče zagotavljati. Naročnik določi pravno podlago za klice in morebitne posebne kategorije podatkov, vključno s pogoji člena 9 GDPR; pogodba s ponudnikom te podlage ne nadomesti.
Dobrodošlica 12 EUR = 60 minut brezplačnega preizkusa. Dobroimetje za preizkus ni denarni nakup in samo po sebi ne sklene plačljive naročnine; plačljivi paket naročnik posebej potrdi. Podatke računa ob preizkusu obdelujemo za izvajanje preizkusa, podrobnosti obračuna, odpovedi in vračil pa so v pogojih obračuna in pogojih vračil.
Ponudba po pogovoru s sodelavcem naročnika
Če naročnik to funkcijo vklopi, agentka po prevezavi klica na sodelavca naročnika ostane v pogovoru tiha in ga prepisuje. Klicatelj in sodelavec sta pred začetkom tega dela pogovora obveščena, da se pogovor prepisuje (in snema, kjer je snemanje vklopljeno) ter da se lahko iz njega pripravi ponudba, poslana po e-pošti. E-poštni naslov iz prejšnjih klicev se za samodejno pošiljanje ne uporablja. Klicatelj ne prejme prepisa pogovora niti izjav sodelavca — le povzetek in ponudbo.
Če naročnik to vklopi, lahko klicatelj po nekaj dneh prejme še en (edini) opomnik na isto ponudbo; opomnik se ne pošlje, če je klicatelj na ponudbo že odgovoril ali zahteval izbris. Ponudba je informativna in nezavezujoča, če naročnik izrecno ne določi drugače; vsebino pripravi program iz podatkov, ki jih je v pogovoru navedel sodelavec naročnika, ali iz naročnikovega kataloga storitev. Vsako sporočilo vsebuje pojasnilo, kdo ga pošilja in zakaj, ter kontakt za izbris podatkov. Zaposlene, ki sprejemajo prevezane klice, o prepisu in tej obdelavi obvesti naročnik.
Prepisi in posnetki klicev
Prepis nastane vedno kot sestavni del obdelave klica. Prepisovanja ni mogoče izklopiti. Govor klicatelja in agentke se med klicem sproti pretvarja v besedilo za razumevanje vprašanja, rezervacijo in povzetek; ob tehnični napaki je lahko prepis nepopoln ali nedostavljen. Prepis in povzetek sta po klicu vidna naročniku in pooblaščenim članom njegovega prostora v nadzorni plošči.
Zvočni posnetek je opcija: nastane samo, če naročnik snemanje vklopi za posamezno agentko, in ga lahko kadar koli izklopi za naslednje klice. Pred snemanjem naročnik zagotovi ustrezno pravno podlago ter klicatelja in sodelavca obvesti o prepisu in snemanju; sama napoved ne nadomesti potrebne pravne podlage po GDPR in ZEKom-2. Posnetki se hranijo šifrirano na strežniku v EU; ponudnik dostopa do njih le, kadar je to nujno za pooblaščeno podporo, varnost ali zakonsko obveznost.
Prepisi in posnetki se ne uporabljajo za učenje modelov niti se ne posredujejo tretjim osebam zunaj podobdelovalcev, naštetih spodaj. Roki hrambe so v razdelku Hramba in izbris.
Kje se podatki obdelujejo
Storitev gostuje na strežnikih v Evropski uniji. Govorne in jezikovne tehnologije, ki jih storitev uporablja pri klicih (prepoznava in sinteza govora, jezikovni model glasovne agentke) in pri izluščenju podatkov ponudbe, so nastavljene za obdelavo v podatkovnih centrih znotraj EU, povezave so šifrirane (TLS). Izjeme, pri katerih se lahko besedilni izsek (nikoli zvok) obdela zunaj EU, so navedene spodaj.
Podobdelovalci, ki jih storitev uporablja, so navedeni po kategorijah prejemnikov (člen 13(1)(e) GDPR): ponudnik spletnega gostovanja (Slovenija) za nadzorno ploščo in bazo podatkov; ponudnik telefonije in glasovnega strežniškega prostora (Slovenija) za sprejem klicev; ponudnik prepoznavanja govora in sinteze glasu (končna točka v EU); ponudnik velikega jezikovnega modela (podatkovni centri v EU) za vodenje pogovora, izluščenje podatkov ponudbe, povzetke klicev in pomožne funkcije nadzorne plošče; e-pošta se pošilja prek naročnikovega lastnega poštnega strežnika ali prek poštnega strežnika storitve; SMS obvestila, kjer jih naročnik vklopi, prek ponudnika SMS storitev. Vsi ponudniki obdelujejo podatke v Evropski uniji. Če bi bil izjemoma vključen ponudnik zunaj EU, se to zgodi le na podlagi standardnih pogodbenih klavzul in samo za besedilne izseke brez zvoka; seznam kategorij posodobimo ob vsaki spremembi. Zunaj EU se lahko obdelujejo le: vprašanja uporabnikov pomočnika v nadzorni plošči (glej razdelek Pomočnik v nadzorni plošči), podatki plačila pri ponudniku plačilnih storitev in poslovna e-pošta ponudnika (glej razdelek Podobdelovalci in drugi prejemniki), vselej na podlagi standardnih pogodbenih klavzul; zvok klicev se zunaj EU ne obdeluje nikoli.
Podobdelovalci in drugi prejemniki
Prejemniki so navedeni po kategorijah, z vlogo, vrsto podatkov in krajem obdelave. Kadar delujejo kot obdelovalci ali podobdelovalci, velja pogodba o obdelavi podatkov; pri samostojnih zakonskih obveznostih, na primer obdelavi plačila, lahko delujejo tudi kot samostojni upravljavci. Vsi ponudniki obdelujejo podatke v Evropski uniji; če bi bil izjemoma vključen ponudnik zunaj EU, se to zgodi le na podlagi standardnih pogodbenih klavzul Evropske komisije in samo za besedilne izseke brez zvoka. Informacije o uporabljenih jamstvih in njihovo kopijo v dopustnem obsegu lahko zahtevate na kontaktnem naslovu.
- Ponudnik prepoznavanja govora in sinteze glasu — prepoznava in sinteza govora med klicem (zvok in besedilo pogovora); končna točka v EU.
- Ponudnik velikega jezikovnega modela — jezikovni model agentke za vodenje pogovora in izluščenje podatkov ponudbe ter povzetki klicev in pomožne funkcije nadzorne plošče (besedilo pogovora, znanje naročnika; brez zvoka); podatkovni centri v EU.
- Ponudnik telefonije in glasovnega strežniškega prostora — glasovni strežnik za sprejem klicev na namenskem strežniku (zvok klica, telefonska številka klicatelja, posnetki, kjer so vklopljeni); podatkovni center v Sloveniji, EU.
- Ponudnik spletnega gostovanja — gostovanje nadzorne plošče in baze podatkov (podatki računa, prepisi, povzetki, nastavitve); Slovenija, EU.
- Ponudnik plačilnih storitev — plačilo in potrditev transakcije, kadar naročnik izbere to možnost (ime, e-pošta, podatki transakcije); celotnih podatkov kartice ne hranimo. Obdelava v EU, morebitni prenos zunaj EU le ob veljavnih jamstvih, navedenih zgoraj.
- Ponudnik poslovne e-pošte — poslovna e-pošta ponudnika, prek katere prejemate račune, obvestila in odgovore na zahteve (ime, e-pošta, vsebina sporočila); EU, morebitni prenos zunaj EU po standardnih pogodbenih klavzulah ponudnika.
- Ponudnik SMS storitev — SMS potrditve, kjer jih naročnik vklopi (telefonska številka, besedilo potrditve); EU.
- Analitika brez piškotkov — skupne meritve uporabe brez oglaševalskih profilov; ponudnik take analitike ne prejme vsebine klicev ali podatkov za plačilo. Zunanja analitika na tej strani trenutno ni vključena; kategorija opisuje dovoljeni obseg morebitne take storitve, ne njenega samodejnega vklopa.
O dodatnem ali zamenjanem podobdelovalcu naročnika obvestimo najmanj 30 dni pred spremembo; v tem roku lahko pisno ugovarja. Postopek, odgovornost in pridobitev ažurnega seznama ureja Priloga DPA.
Pomočnik v nadzorni plošči
Nadzorna plošča vsebuje besedilnega pomočnika, ki skrbnikom in članom naročnika odgovarja na vprašanja o uporabi plošče. Pomočnik obdeluje izključno vprašanja uporabnika plošče, kratko zgodovino tega pogovora in kratke izseke stanja vmesnika. Pred pošiljanjem se e-poštni naslovi, telefonske številke in številke računov samodejno zakrijejo. Pomočnik nikoli ne prejme posnetkov ali prepisov klicev, telefonskih številk klicateljev, naloženih dokumentov niti gesel.
Ta vprašanja obdeluje ponudnik velikega jezikovnega modela; ker pomočnik ne obdeluje podatkov klicateljev, lahko obdelava teh vprašanj poteka tudi v podatkovnih centrih zunaj EU; prenos temelji na standardnih pogodbenih klavzulah Evropske komisije. Naročnik lahko pomočnika za svoj račun kadar koli izklopi pri upravljavcu. Delovna zgodovina pogovora se hrani največ 24 ur; trajno se za štetje porabe beleži le dnevnik brez vsebine. Uporabnik lahko posamezen pogovor kadar koli izbriše v plošči.
Koledarski konektorji
Naročnik lahko s storitvijo poveže svoj poslovni ali osebni koledar, koledarski strežnik CalDAV oziroma vir ICS, da agentka med klicem preveri proste termine in dogovorjeni termin vpiše. Ponudnik koledarja je naročnikov obdelovalec po naročnikovi lastni pogodbi s tem ponudnikom. Storitev hrani samo šifrirano pooblastilo (žeton za dostop oziroma geslo za aplikacijo), ki ga naročnik lahko kadar koli prekliče v nadzorni plošči. Storitev bere iz koledarja izključno zasedenost (časovne intervale), ne vsebine drugih dogodkov.
Privzeta zasebnost dogodka: v koledar se vpišeta samo ime klicatelja in storitev; telefonska številka in e-poštni naslov se vpišeta le, če naročnik to izrecno nastavi, opomba klicatelja pa se v koledar ne vpiše nikoli. Dnevnik dostopov do koledarja (brez vsebine dogodka in brez telefonske številke) se hrani 12 mesecev. Če naročnik poveže osebni račun, sam zagotavlja pravno podlago za vpis podatkov klicateljev v ta koledar. Podatki iz koledarskih storitev se uporabljajo izključno za iskanje prostih terminov in vpis rezervacij ter se ne uporabljajo za oglaševanje; spoštujemo tudi zahteve omejene uporabe podatkov posameznega koledarskega vmesnika.
Hramba in izbris
- Prepisi in podatki klicev imajo pogodbeni rok hrambe največ 30 dni po klicu. Rok velja tudi za prepis pogovora po prevezavi. Naročnik jih lahko prej izvozi ali trajno izbriše, kadar ni zakonske ovire.
- Zvočni posnetki, kadar naročnik vklopi snemanje, se izbrišejo najpozneje 90 dni po klicu in prej ob izbrisu klica.
- Naročnik lahko kadar koli izbriše posamezen klic ali vse klice (vključno s posnetki) — izbris je trajen.
- Ponudbe po pogovoru: izluščeni podatki, PDF ponudba in besedilo e-pošte se hranijo toliko dni, kolikor nastavi naročnik (privzeto 30); po izteku se vsebina izbriše in e-poštni naslov zakrije, po 180 dneh se zapis odstrani. Izbris klica izbriše tudi ponudbo in z njo povezana sporočila. Klicatelj lahko izbris zahteva na kontakt, naveden v vsakem sporočilu.
- Pomočnik v nadzorni plošči: delovna zgodovina pogovora se izbriše najpozneje po 24 urah; dnevnik brez vsebine se hrani, dokler uporabnik pogovora ne izbriše ali do ukinitve računa.
- Koledarski konektorji: pooblastilo se izbriše ob odklopu ali ob ukinitvi računa; podatki klicatelja v zapisu rezervacije pri nas se 90 dni po terminu samodejno zakrijejo; dnevnik dostopov se hrani 12 mesecev.
- Vprašalnik za stranke naročnika: povezava velja 7 dni (naročnik jo lahko podaljša); neoddani odgovori se izbrišejo 30 dni po poteku povezave; oddani odgovori se hranijo, dokler naročnik vodi podjetje stranke v sistemu, ob izbrisu podjetja se odgovori, naloženi dokumenti in e-poštni naslov stranke psevdonimizirajo; varnostne kopije se hranijo do 30 dni.
- Ob ukinitvi računa se osebni podatki vrnejo oziroma izbrišejo najpozneje v 30 dneh po prenehanju skladno s Prilogo DPA; ta rok ne podaljša rednega roka za prepise po klicu. Računovodsko dokumentacijo hranimo toliko časa, kot zahteva zakonodaja. Zadržana hramba zaradi pravne obveznosti je omejena na potrebne podatke in namen.
Vaše pravice
Pod pogoji GDPR imate pravico do obveščenosti in dostopa, popravka, izbrisa, omejitve obdelave, prenosljivosti in ugovora. Pri obdelavi na podlagi privolitve jo lahko kadar koli prekličete; preklic ne vpliva na zakonitost že opravljene obdelave. Varuje vas tudi pravica, da o vas ne odloča zgolj avtomatizirana odločitev s pravnimi ali podobno pomembnimi učinki, razen ob zakonsko dovoljenih izjemah in ustreznih varovalkah, vključno s človeškim posredovanjem, izražanjem stališča in izpodbijanjem odločitve. Sama uporaba glasovne agentke take odločitve ne pomeni.
Zahtevo naslovite na info@fab-voice.si; odgovorimo praviloma v enem mesecu od prejema. Zaradi zahtevnosti ali števila zahtev je mogoče rok zakonsko podaljšati za največ dva dodatna meseca; o razlogu vas obvestimo že v prvem mesecu. Identiteto preverimo le v potrebnem obsegu, odločitev in morebitno zavrnitev pa obrazložimo. Če ste klicatelj naročnikove agentke, zahtevo glede njegove vsebine posredujemo naročniku kot upravljavcu; lahko jo naslovite tudi neposredno nanj. Pritožbo lahko vložite pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije, ob tem pa ostane na voljo sodno varstvo.
GDPR in pogodba o obdelavi podatkov
Za vsebino klicev je naročnik upravljavec, ponudnik pa obdelovalec po členu 28 GDPR. Razmerje ureja pogodba o obdelavi osebnih podatkov (DPA), ki določa predmet in trajanje obdelave, vrste podatkov, obveznosti obdelovalca, seznam podobdelovalcev iz razdelka Kje se podatki obdelujejo ter postopek ob spremembi podobdelovalca.
Pogodba o obdelavi podatkov (Priloga DPA) je objavljena in je sestavni del pogojev; samostojno kopijo za podpis naročnik prejme na zahtevo. Vprašanja o obdelavi in zahteve po DPA pošljite na info@fab-voice.si.
Piškotki (samo nujni)
Spletno mesto fab-voice.si ne uporablja oglaševalskih ali sledilnih piškotkov in ne vključuje zunanje analitike. Nujna lokalna shramba (localStorage/sessionStorage) se uporablja za prijavo in delovanje nadzorne plošče; brez sejnega žetona prijava ni mogoča. Za tehnično nujno shrambo se soglasje ne zahteva v obsegu zakonske izjeme. Analitika brez piškotkov pomeni skupne meritve brez oglaševalskih profilov; za morebitno nenujno sledenje bi predhodno pridobili zahtevano privolitev. Pisave se nalagajo z našega strežnika.
Kontakt za varstvo podatkov
Za vsa vprašanja o obdelavi osebnih podatkov, uveljavljanje pravic in zahteve po pogodbi o obdelavi podatkov je kontaktna točka info@fab-voice.si; v zadevo sporočila lahko napišete »Varstvo podatkov«. Naloge kontaktne točke opravlja odgovorna oseba ponudnika, navedena v razdelku Upravljavec.
Veljavnost
Ta politika je različica 2026-09-16, velja od 16. 9. 2026 in nadomešča prejšnjo različico. Posodobimo jo ob spremembi obdelave ali podobdelovalca; o bistvenih spremembah naročnike pred uveljavitvijo obvestimo po e-pošti. Za podobdelovalce velja najmanj 30-dnevni rok iz Priloge DPA. Aktualna različica je objavljena na fab-voice.si/zasebnost.html.
Upravljavec
FAB CRAFT, Tjan Čas s.p.
Ob Savinji 53, 3313 Polzela
ID za DDV: SI68974078
IBAN: SI56 6100 0003 0308 870
E-pošta: info@fab-voice.si
Ta politika je obvestilo posameznikom po členih 13 in 14 GDPR in velja od datuma, navedenega v razdelku Veljavnost. Za konkretna pravna vprašanja svojega podjetja se posvetujte s pravnim strokovnjakom.