AI telefonska asistentka za zobne ambulante in zdravstvene ordinacije: naročanje, odpovedi in nujni primeri po telefonu

Vodnik FAB VOICE. Avtor: Tjan Čas, ustanovitelj FAB VOICE. Objavljeno 3. 10. 2026. Vedenje agentke je opisano po navodilih za partnerje in politiki zasebnosti FAB VOICE; kjer česa nismo izmerili, to zapišemo. Vodnik ni pravni nasvet.

AI telefonska asistentka za zobno ambulanto je glasovna agentka, ki se oglasi na številki ambulante, ko je osebje pri pacientu ali ko je ambulanta zaprta, pacienta naroči, prestavi ali odpove termin v koledarju ambulante in pošlje SMS potrditev, nujen primer z bolečino pa takoj preveže na osebje. Zdravstvenih nasvetov ne daje.

Klici v ambulanto prihajajo, ko ima asistentka roke v rokavicah in zobozdravnik pacienta na stolu. Vodnik pove, katere klice agentka reši sama, katere preveže, česa ne sme izreči in kaj uredi ambulanta sama.

Ključna dejstva.

Agentka se oglasi na obstoječi številki ambulante, 24 ur na dan; pacienti kličejo isto številko kot prej.
Termin naroči v povezanem koledarju, to je Google Koledar, Microsoft 365 / Outlook ali CalDAV, in pacientu pošlje SMS potrditev z datumom, uro in naslovom.
Zdravstvenih vprašanj ne odgovarja; to je pravilo v njenih navodilih. Nujen primer v delovnem času preveže na osebje.
Podatki o zdravju so posebna vrsta osebnih podatkov po členu 9 GDPR; pravno podlago določi ambulanta kot upravljavec, FAB VOICE je obdelovalec.
Povezave z zdravstvenimi informacijskimi sistemi, kartotekami ali zavarovanjem ni: agentka dela s koledarjem in z bazo znanja ambulante.

Pet situacij, ki jih ambulanta rešuje po telefonu

Kaj agentka naredi v petih najpogostejših situacijah in kaj po klicu dobi ambulanta
Situacija	Kaj naredi agentka	Kaj dobi ambulanta
Pacient želi termin	Vpraša po imenu, razlogu obiska in želenem času, preveri prosti termin v koledarju, ga potrdi in pošlje SMS.	Dogodek v koledarju, povzetek in prepis klica.
Prestavitev termina	Zapiše obstoječi in želeni novi termin; prosti novi termin lahko rezervira takoj.	Oba termina v povzetku; osebje starega izbriše.
Odpoved termina	Zapiše odpoved z imenom in datumom in pove, da bo osebje obveščeno.	Povzetek odpovedi; sproščeni termin ponudite čakajočemu pacientu.
Bolečina, oteklina, poškodba	Resnosti ne ocenjuje. V delovnem času klic takoj preveže, zunaj njega prebere navodilo o dežurni službi in zapiše povratni klic.	Prevezan klic ali zapis za povratni klic na vrhu povzetka.
Cena, plačilo, urnik	Odgovori samo iz vašega cenika in baze znanja; če podatka ni, ponudi povratni klic namesto ugibanja.	Zapis vprašanja brez odgovora: namig, kaj dopolniti v bazi znanja.

Kako poteka naročanje: od pozdrava do SMS potrditve

Pozdrav z razkritjem. Agentka se predstavi z imenom ambulante in kot AI asistentka; tega dela pozdrava ni dovoljeno odstraniti.
Razlog obiska v eni besedi. Pregled, čiščenje zobnega kamna, bolečina, kontrola. Iz tega izbere trajanje, ki ste ga zapisali v bazo znanja za vsako vrsto obiska.
Ime in številka. Obstoječi pacient pove ime, novi še številko za potrditev, če ne kliče s svoje.
Prosti termin. Med klicem preveri proste termine v povezanem koledarju in ponudi prvega v želenem delu dneva, ob zavrnitvi naslednjega.
Branje nazaj, zapis in SMS. Ponovi dan, uro in izvajalca, 16.30 pove kot ob pol petih, po klicu ustvari dogodek in pošlje SMS; SMS potrditev je vgrajena, privzeto izklopljena, vklopite jo pri agentki.

Potek kaže primer klica na domači strani; imena so izmišljena. Po klicu osebje preveri zapis in dogodek, kot svetujejo navodila za rezervacije.

Nujni primeri: bolečina ne čaka na termin

V navodila agentki zapišete besede, ob katerih klic ne gre v naročanje, ampak takoj k človeku: huda bolečina, oteklina, krvavitev, izbit zob, poškodba. Topla in hladna prevezava ter rezerva ob neodzivu sta v vodniku Kako AI asistentka prevezuje klice na pravo osebo.

Zunaj delovnega časa prevezave ni: agentka prebere besedilo, ki ste ga vpisali v bazo znanja, torej kje in kdaj dela dežurna zobozdravstvena služba in kdaj ambulanta spet odpre, in zapiše povratni klic, ki ga osebje zjutraj vidi na vrhu povzetkov. Brez vašega vpisa dežurne službe ne pozna in si je ne izmisli.

Česa agentka ne sme: zdravstveni nasveti, cene posegov, podatki o zdravju

Tri prepovedi sodijo v navodila vsake ambulante: nobene diagnoze, razlage izvidov ali nasveta o zdravilih, tudi ko pacient vztraja; cene samo iz cenika, cene posegov pove osebje; nič več podatkov o zdravju, kot jih naročanje potrebuje, razlog obiska v eni besedi zadošča.

Podatki o zdravju so posebna vrsta osebnih podatkov po členu 9 GDPR. Za vsebino klicev je ambulanta upravljavec, FAB VOICE obdelovalec po pogodbi o obdelavi podatkov. Prepis nastane vedno in se hrani največ 30 dni; posnetek je možnost in se izbriše najpozneje po 90 dneh. Snemanja ne vklopite brez podlage in besedila obvestila; podrobnosti so v vodniku Snemanje in prepis klicev: kaj dovoljujeta GDPR in ZEKom-2. Agentka nima dostopa do kartotek, e-napotnic ali zavarovanja; piše samo v povezani koledar.

Primer navodil agentki za kopiranje

Besedilo prilagodite imenom, uram in storitvam svoje ambulante; oglate oklepaje zamenjajte s svojimi podatki.

Pozdrav: »Zobna ambulanta IME AMBULANTE, tukaj Ema, AI asistentka. Kako vam lahko pomagam?«

Naročaj paciente na pregled za 30 minut, čiščenje zobnega kamna za 45 minut in kontrolo za 15 minut v delovnem času DNEVI IN URE. Pred rezervacijo vprašaj za ime in razlog obiska; o težavi ne sprašuj podrobneje. Vedno ponovi dan in uro in pošlji SMS potrditev.

Če klicatelj omeni hudo bolečino, oteklino, krvavitev ali poškodbo, ne sprašuj naprej: v delovnem času klic takoj preveži na ŠTEVILKA OSEBJA; zunaj delovnega časa preberi: »BESEDILO IN ŠTEVILKA DEŽURNE SLUŽBE« in zapiši povratni klic.

Ne odgovarjaj na zdravstvena vprašanja, ne razlagaj izvidov in ne svetuj glede zdravil; povej, da to lahko pove samo osebje, in ponudi termin ali povratni klic. Cene povej samo iz cenika. Če klicatelj vpraša, ali govori z robotom, odgovori iskreno in ponudi prevezavo na osebje.

Splošna pravila za navodila in pozdrav so v navodilih za partnerje, prvi koraki v nadzorni plošči pa v kratkem navodilu Prvi agent.

Kateri paket in koliko minut

Start za 59,99 EUR na mesec z DDV vključuje eno agentko, 30 minut, en hkratni klic in številko; Plus za 149 EUR dve agentki, 150 minut in tri hkratne klice; minuta nad vključenimi stane od 0,49 do 0,25 EUR. Ambulanta s klici v valovih ob osmih zjutraj hitro potrebuje več kot en hkratni klic; pravi paket pove meritev s 100 minutami preizkusa. Razlike razlaga vodnik Koliko stane AI telefonski asistent v Sloveniji.

Kontrolni seznam testnega klica za ambulanto

Pozdrav vsebuje ime ambulante in razkritje, da govori AI asistentka; ime je pravilno izgovorjeno, za tuja imena s fonetičnim zapisom.
Imena zobozdravnikov ter »čiščenje zobnega kamna« in »protetika« so izgovorjeni razumljivo; 16.30 je »ob pol petih«.
Beseda »bolečina« v delovnem času sproži takojšnjo prevezavo; zunaj njega agentka prebere navodilo o dežurni službi.
Na »ali je to normalno« agentka ne odgovori z nasvetom, ampak napoti na osebje.
SMS potrditev prispe, dogodek je v koledarju z ustreznim trajanjem.
Preusmeritev številke deluje ob neodgovoru in ob zasedeni liniji; kode so v vodniku Preusmeritev klicev na AI asistentko po operaterjih.

Pogosta vprašanja

Ali AI asistentka lahko naroča paciente v naš program za naročanje?

Ne neposredno. Agentka dela s povezanim koledarjem, to je Google Koledar, Microsoft 365 / Outlook ali CalDAV: med klicem preveri proste termine, po klicu ustvari dogodek. Če ambulanta uporablja lasten program za naročanje, osebje termin prenese iz koledarja ali iz povzetka klica. Povezave z zdravstvenimi informacijskimi sistemi ni.

Kaj naredi agentka, ko pacient pokliče z bolečino?

Resnosti ne ocenjuje in ne svetuje. V delovnem času klic po vašem pravilu takoj preveže na osebje; zunaj delovnega časa pacientu prebere navodilo o dežurni zobozdravstveni službi, ki ste ga vpisali v bazo znanja, in zapiše povratni klic, ki ga vidite v povzetku.

Ali sme AI asistentka zbirati podatke o zdravju pacientov?

Podatki o zdravju so posebna vrsta osebnih podatkov po členu 9 GDPR. Pravno podlago določi ambulanta kot upravljavec, agentki pa v navodilih naročite, naj zajame samo nujno, na primer razlog obiska v eni besedi. Prepis nastane vedno in se hrani največ 30 dni, zvočni posnetek je možnost, ki jo vklopite sami, in se izbriše najpozneje po 90 dneh.

Ali pacienti vedo, da govorijo z AI asistentko?

Da. Agentka se v pozdravu predstavi kot AI asistentka vaše ambulante in tega razkritja iz pozdrava ni dovoljeno odstraniti. Če pacient vpraša, ali govori z robotom, odgovori iskreno in ponudi prevezavo na osebje.

Koliko stane AI asistentka za eno zobno ambulanto?

Paket Start stane 59,99 EUR na mesec z DDV in vključuje eno agentko, 30 minut klicev, en hkratni klic in telefonsko številko; paket Plus za 149 EUR vključuje 150 minut in tri hkratne klice. Minuta nad vključenimi stane od 0,49 do 0,25 EUR, odvisno od paketa. Porabo izmerite s 100 minutami preizkusa, ki jih dobite ob registraciji.

Kaj naprej

Ustvarite agentko, prilepite cenik in urnik ambulante, kopirajte navodila iz tega vodnika in naredite testni klic po kontrolnem seznamu. Ko ustvarite agentko, dobite 20 EUR dobrodošlice, kar je 100 minut preizkusa agentke; preizkus sam ne sklene naročnine.

Ustvarite agentko