AI telefonska asistentka, telefonski odzivnik, tajniški servis ali klicni center: kaj izbrati za malo podjetje
Za malo podjetje so štiri možnosti, kdo se oglasi, ko sami ne morete: telefonski odzivnik posname sporočilo, tajniški servis ali virtualna tajnica je človek na drugi lokaciji v svojem delovnem času, klicni center je ekipa po pogodbi, AI telefonska asistentka pa je program, ki se oglasi 24 ur na dan, odgovori iz vaših podatkov in rezervira termin.
Ključna dejstva.
- Odzivnik in IVR meni klica ne rešita: prvi posname sporočilo, drugi klicatelja usmerja s tipkami.
- Tajniški servis, virtualna tajnica in klicni center so ljudje: delajo v svojem delovnem času in po svojem ceniku.
- AI telefonska asistentka se oglasi 24 ur na dan, odgovarja iz vaših podatkov, rezervira termin in zahtevnejši klic preveže na človeka.
- Človek je boljši pri pogajanjih, pritožbah in občutljivih temah; zato agentka take klice preveže.
- FAB VOICE stane od 59,99 EUR na mesec z DDV; podjetje jo postavi samo, v treh korakih, v enem popoldnevu.
Štiri možnosti in kaj pomenijo
Telefonski odzivnik ali predal predvaja posnetek in kvečjemu posname sporočilo; IVR, interaktivni odzivnik, klicatelja usmerja s tipkami po meniju. Oba klic odložita: stranka čaka na povratni klic ali pokliče naslednjega.
Tajniški servis, torej virtualna tajnica ali receptorka, je človek na drugi lokaciji, ki se oglasi v vašem imenu, zapiše sporočilo in klic po dogovoru preveže; klicni center je ekipa po pogodbi, ki klice sprejema in opravlja po skriptah. Oboje dela v dogovorjenem času in s toliko hkratnimi klici, kolikor ima ljudi.
AI telefonska asistentka je program z glasom, ki se s klicateljem pogovarja; pri FAB VOICE je to agentka Ema ali Emilio, ki se oglasi na vaši obstoječi številki, odgovori iz vaše baze znanja, rezervira termin, pošlje SMS in klic po vaših pravilih preveže na človeka. Ljudje ji rečejo tudi AI odzivnik, AI tajnica ali AI receptorka.
Primerjava po devetih merilih
| Merilo | Odzivnik ali IVR | Tajniški servis | Klicni center | AI asistentka FAB VOICE |
|---|---|---|---|---|
| Kaj se zgodi s klicem | Posnetek sporočila ali izbira s tipkami. | Oseba zapiše sporočilo ali preveže. | Ekipa reši po skripti, kolikor ji dopuščajo pooblastila. | Odgovori, rezervira, pošlje SMS ali preveže; klic je rešen med pogovorom. |
| Delovni čas | Vedno, a brez pogovora. | Dogovorjen; noči in prazniki posebej. | Dogovorjen; 24/7 praviloma dražje. | 24 ur na dan, vse dni. |
| Slovenščina | Vaš posnetek. | Odvisno od ekipe. | Odvisno od ekipe in lokacije. | Slovenski glas, izbran med 70; ure, cene in datume izgovori po slovensko; tudi hrvaško in srbsko. |
| Rezervacija termina | Ne. | Če ima dostop do vašega koledarja. | Če je dogovorjeno in povezano. | Da, med klicem, v Google Koledarju, Microsoft 365 / Outlooku ali CalDAV. |
| Zapis klica | Zvočno sporočilo. | Sporočilo po e-pošti ali SMS. | Zapis v njihovem sistemu, poročila po dogovoru. | Prepis in povzetek vsakega klica v nadzorni plošči; posnetek po izbiri. |
| Hkratni klici | Neomejeno, brez pogovora. | Kolikor je ljudi. | Kolikor je ljudi v izmeni. | Po paketu: od 1 v paketu Start do 30 v paketu Business. |
| Cena | Pri operaterju pogosto vključena; preverite. | Preverite pri ponudniku. | Preverite pri ponudniku. | Od 59,99 do 799 EUR na mesec z DDV, minuta nad vključenimi od 0,49 do 0,25 EUR. |
| GDPR | Posnetki sporočil pri operaterju. | Ponudnik je vaš obdelovalec; potrebna pogodba. | Ponudnik je vaš obdelovalec; potrebna pogodba. | Vi upravljavec, FAB VOICE obdelovalec po členu 28, odstavek 3; obdelava v EU, prepisi 30 dni, posnetki 90 dni. |
| Čas uvedbe | Minute. | Dnevi do tedni: pogodba, uvajanje, skripta. | Tedni: pogodba, usposabljanje, povezave. | Eno popoldne: opis podjetja, znanje in glas, preusmeritev številke. |
Vrstice za tajniški servis in klicni center so namerno splošne: lastnosti določa pogodba s ponudnikom, zato od vsakega zahtevajte pisni odgovor na vseh devet meril.
Kje je človek boljši in zakaj agentka preveže
Program ne bo nikoli bolje kot vi pogajal o ceni, pomiril jezne stranke pri reklamaciji ali vodil pogovora o občutljivi temi. To ni pomanjkljivost agentke, ampak razlog za pravila predaje: take klice v delovnem času preveže na sodelavca, zunaj njega zapiše povratni klic; glej vodnik Kako AI asistentka prevezuje klice na pravo osebo. Rutinskih klicev, kot so termin, delovni čas in cena iz cenika, je v malih podjetjih največ in prav te človek sprejema najdražje, ker ga vsakič prekinejo pri delu.
Kdo se oglasi, ko je podjetje zaprto: pet možnosti
- Nihče. Telefon zvoni v prazno, stranka pokliče konkurenco. Najdražja možnost, čeprav nič ne stane.
- Telefonski predal. Stranka lahko pusti sporočilo; pri Telekomu Slovenije je predal po njihovi strani pomoči v Sloveniji brezplačen.
- Samodejni SMS ob zgrešenem klicu. Stranka ve, da ste klic videli, odgovora in termina pa ne dobi.
- Dežurni sodelavec ali tajniški servis z razširjenim časom. Človek se oglasi tudi zvečer; stane dodatno, meja so hkratni klici.
- AI asistentka. Oglasi se enako ob treh popoldne in ob treh zjutraj, rezervira termin, odgovori iz baze znanja in za nujne primere prebere vaše navodilo.
Katero možnost potrebujete, pove razred vaših zgrešenih klicev, glej vodnik Koliko malo podjetje stanejo zgrešeni klici; pogojno preusmeritev, da agentka dobi samo klice, ki bi jih sicer zgrešili, opisuje vodnik Preusmeritev klicev na AI asistentko po operaterjih.
Kako primerjati ceno: na mesec, na klic, na minuto
Človeške storitve se zaračunajo na mesec, na klic ali na uro; AI asistentka pri FAB VOICE kot mesečna naročnina z vključenimi minutami in ceno minute nad njimi, zato mesečni zneski niso primerljivi neposredno. Primerjajte ceno na sprejet klic, to je mesečni strošek, deljen s številom klicev, ki jih storitev pri vas res sprejme, in kaj se s klicem zgodi; primeri porabe so v vodniku Koliko stane AI telefonski asistent v Sloveniji. Vsakemu ponudniku postavite ista vprašanja: kaj se zgodi s klicem izven delovnega časa, koliko klicev sprejme hkrati, ali rezervira v vašem koledarju, kje dobite zapis klica, kdo je upravljavec in kdo obdelovalec.
Kako se odločite v štirih korakih
- Izmerite zgrešene klice sedem dni: koliko jih je in v katerem razredu.
- Razvrstite vsebino klicev: če je večina rutinskih, kot so termin, cena ali delovni čas, je agentka prva izbira; če večina zahteva presojo človeka, potrebujete ljudi in agentko kot prvo linijo.
- Preverite jezik in obseg: koliko klicev pride hkrati, ali kličejo tudi hrvaško ali srbsko govoreče stranke, ali potrebujete odhodne klice, ki jih FAB VOICE ne izvaja.
- Preizkusite, preden podpišete. Pri človeških storitvah zahtevajte poskusni mesec; pri FAB VOICE dobite ob registraciji 100 minut preizkusa na svojih klicih.
Najpogostejša postavitev je kombinacija: agentka sprejme vsak klic, rutinske reši sama, zahtevne preveže na vas ali tajnico; o obveščanju strank o prepisu in snemanju govori vodnik Snemanje in prepis klicev: kaj dovoljujeta GDPR in ZEKom-2.
Pogosta vprašanja
V čem se AI odzivnik razlikuje od telefonskega odzivnika?
Telefonski odzivnik predvaja posnetek in kvečjemu posname sporočilo, ki ga poslušate pozneje. AI odzivnik, pri FAB VOICE je to agentka Ema, se s klicateljem pogovarja: odgovori na vprašanje iz vaših podatkov, rezervira termin, pošlje SMS potrditev in zahtevnejši klic preveže na človeka. Klic je rešen, ne samo zabeležen.
Je AI telefonska asistentka isto kot virtualna tajnica?
Ne. Virtualna tajnica je človek na drugi lokaciji, ki klice sprejema v svojem delovnem času in po svojem ceniku. AI asistentka je program, ki se oglasi 24 ur na dan, sprejme toliko hkratnih klicev, kolikor jih dopušča paket, in dela samo s podatki, ki ste jih vpisali. Ljudje ji rečejo tudi AI tajnica ali AI receptorka.
Kdaj je klicni center boljša izbira kot AI asistentka?
Kadar večina vaših klicev zahteva pogajanje, reševanje pritožb, svetovanje po presoji ali občutljive teme, in kadar je takih klicev dovolj, da ekipo sploh zaposlite. Klicni center je tudi smiseln za odhodne klice in kampanje, ki jih FAB VOICE ne izvaja. Za rutinske dohodne klice, termine in vprašanja iz cenika je agentka cenejša in vedno dosegljiva.
Koliko stane AI telefonska asistentka v primerjavi s tajniškim servisom?
FAB VOICE stane od 59,99 do 799 EUR na mesec z DDV, odvisno od vključenih minut, agentk in hkratnih klicev, minuta nad vključenimi pa od 0,49 do 0,25 EUR. Cen tajniških servisov in klicnih centrov ne navajamo, ker jih nismo preverili; primerjajte jih po ceni na sprejet klic in po tem, kaj se s klicem zgodi, ne samo po mesečnem znesku.
Ali lahko AI asistentko kombiniram s človeško tajnico ali sodelavcem?
Da, to je najpogostejša postavitev. Agentka se oglasi prva ali šele, ko se vi ne oglasite, rutinske klice reši sama, klice po vaših pravilih pa v delovnem času preveže na sodelavca ali tajnico; zunaj delovnega časa zajame rezervacijo ali povratni klic. Pravila predaje nastavite sami in jih preverite s testnim klicem.
Kaj naprej
Preštejte zgrešene klice v sedmih dneh, razvrstite vsebino klicev in preizkusite agentko na svojih klicih. Ko ustvarite agentko, dobite 20 EUR dobrodošlice, kar je 100 minut preizkusa agentke; preizkus sam ne sklene naročnine.
- Koliko stane AI telefonski asistent v Sloveniji
- Koliko malo podjetje stanejo zgrešeni klici
- Preusmeritev klicev na AI asistentko: navodila po operaterjih
- AI asistentka za zobne ambulante in zdravstvene ordinacije
- AI asistentka za frizerske, kozmetične in masažne salone
- Kako začnete s FAB VOICE: trije koraki do prve agentke